Почта россии эдо для юридических лиц инструкция - Самые разные инструкции по применению

Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с Почтой России

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО или ЮЗДО) — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу и однозначно признаются всеми участниками документооборота, в том числе государственными органами.

Юридически значимые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Экономия времени

Упрощённая система регистрации и моментальный документооборот внутри системы за несколько секунд с гарантией конфиденциальности

Экономия средств

Годовая лицензия за 500 ₽ и 50 исходящих документов в подарок. Стоимость ЭДО дешевле расходов на бумагу, почту и курьеров. Попробуйте месяц ЭДО по промо-тарифу за 0 рублей

Все организации в одном кабинете

Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном и едином личном кабинете

Несгораемый остаток документов

Неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период

Бесплатный роуминг без дополнительных настроек

Бесплатный роуминг с вашими контрагентами — пользователями услуг других операторов ЭДО. Запрос на роуминг напрямую из личного кабинета, настройка передачи документов производится автоматически

Работа с маркированными и прослеживаемыми товарами

Передавайте УПД с кодами маркировки через сервис ЭДО. Проходите полный цикл без лишних проблем, а сведения в «Честный ЗНАК» сервис отправит автоматически

Услугу по обмену юридически значимыми электронными документами между АО «Почта России» и его контрагентами оказывает партнёр — АО «Калуга Астрал»

Подписывайте документы в один клик

Подпишите и отправьте документ за один шаг — просто нажмите кнопку «Отправить», всё остальное сделает сервис

Загружайте документы удобным для вас способом

Добавляйте документы классической загрузкой или с помощью системы Drag’n’Drop, перемещая их в рабочую область программы

Блокируйте контрагентов

Чтобы исключить работу с нежелательными контрагентами, добавьте их в чёрный список, блокировку можно снять в любой момент

Просматривайте все виды документов

Сервис визуализации позволяет просмотреть в удобном формате все документы: формализованные (УПД, УКД, Акт и Торг-12), неформализованные (в формате .pdf, .png и .jpeg) и служебные сообщения (извещения, подтверждения, запросы на аннулирование, уведомления об уточнении)

Получайте уведомления на электронную почту

Получайте уведомления о статусе документооборота, приглашениях к ЭДО, изменениях в регистрации компании и новых документах

Проверяйте документы и получайте подсказки сервиса

Сервис ЭДО проверит легитимность электронной подписи, формат документа и соответствие данных в нём и выдаст подсказку, если найдёт ошибку

* Никаких ограничений по функциям и исходящим документам

По окончании промопериода выберите подходящий тариф, оплатите счёт — и продолжайте работу в сервисе.

Подробнее ознакомится с тарифами вы можете на сайте.

Подключите роуминг. Все входящие — бесплатно.

И получите месяц бесплатного обмена юридически значимыми документами с Почтой России и другими контрагентами через сервис ЭДО

Источник

Подключение одной организации

После регистрации в системе будет предложено подключить организацию к сервису Почта.ЭДО, для этого введите ИНН организации в соответствующее поле или выберите сертификат из списка:

При выборе сертификата произойдет переход к окну Подключение организации к сервису.

В системе Почта.ЭДО подключение к электронному документообороту доступно как юридическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям.

На шаге Данные организации проверьте загруженные данные и заполните пустые поля, обязательные к заполнению.

Для перехода к следующему шагу нажмите Далее:

На шаге Выбор тарифа укажите основной тариф и расширения к нему, если необходимо. Нажмите Далее:

На шаге Подтверждение проверьте указанную информацию. Если все корректно, нажмите кнопку Далее для отправки заявления:

После отправки заявки статус изменится на Заявка на подключение обрабатывается:

При подключении тарифа Промо заявка обрабатывается автоматически.

Во время обработки заявки для выполнения доступны отложенные действия по загрузке документов или отправки приглашений контрагентам. После обработки заявки подготовленные приглашения или документы будут отправлены автоматически.

После обработки заявки статус изменится на Готов к работе:

Для добавления еще одной организации нажмите кнопку Добавить организацию:

В личном кабинете сервиса Почта.ЭДО можно добавлять и подключать к ЭДО несколько организаций, при этом от каждой организации можно вести документооборот со своими контрагентами:

Источник

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.

Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.

Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»¹. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг², в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:

на Портале госуслуг и
на сайте «Почты России».

Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).

Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.

С чего следует начать

Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области³ совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.

С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».

Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:

Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.

Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.

Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»

Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.

Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ⁴. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.

В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.

В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.

При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.

Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:

письма информационного характера;
ответы на обращения граждан;
уведомления граждан, организаций;
документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.

Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:

как физические лица (граждане),
так и юридические лица (организации различной формы собственности).

Электронное письмо может быть в виде:

простого и
заказного отправления.

Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.

Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.

Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи

Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.

Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ⁵ и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.

Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:

с использованием самостоятельного франкирования⁶ конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.

Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.

Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:

примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
среднее количество листов документа.

Для расчета используем:

общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
текущие почтовые тарифы;
средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).

Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:

универсальные и
электронные документы.

В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:

сначала вводим почтовые тарифы;
потом при помощи формул рассчитываем затраты;
а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.

Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги

На чем экономим?

В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).

Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:

можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.

В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.

В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:

на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).

Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:

Продолжение Примера 1

Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:

на универсальные почтовые услуги и
на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:

посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
с использованием защищенных каналов связи,
с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»⁷.

При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.

Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.

Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.

На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.

Для начала рекомендуем определить работников организации:

отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
отвечающих за техническое администрирование;
исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.

Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»

Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»

Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.

Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.

Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:

визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись⁸ и регистрационные данные документа,
после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.

Итак, в этом «особенном» случае:

для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
подписывается УКЭП.

Все действия производятся исключительно в электронном виде.

Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.

Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.

Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:

формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
формат А4 (210 × 297 мм).

Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:

регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
регистрационная дата документа (обязательна);
штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016⁹ и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.

В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:

реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.

Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).

Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области

Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.

Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».

Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.

Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем

ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:

ЭПП – электронные простые письма,
ФЛ – физические лица,
ЮЛ – юридические лица,
11 – код структурного подразделения организации,
29-09-2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).

При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:

Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем

ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1

Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).

Такой подход крайне важно применять:

если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.

Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»

В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).

Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.

Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:

из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.

Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)

Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)

Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)

Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:

Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов

05_29.09.2022_1.zip, где:

05 – код структурного подразделения,
29.09.2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату.

Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.

Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):

информация из реестра отправки вашей организации,
информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).

В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:

закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.

Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.

Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».

* * *

Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.

Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.

Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.

Источник

На чем экономим?

Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:

можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.

на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).

Продолжение Примера 1

Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:

на универсальные почтовые услуги и
на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
с использованием защищенных каналов связи,
с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Для начала рекомендуем определить работников организации:

отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
отвечающих за техническое администрирование;
исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.

Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.

визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись⁸ и регистрационные данные документа,
после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.

Итак, в этом «особенном» случае:

для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
подписывается УКЭП.

Все действия производятся исключительно в электронном виде.

Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.

формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
формат А4 (210 × 297 мм).

Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:

регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
регистрационная дата документа (обязательна);
штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016⁹ и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.

реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.

Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).

Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».

Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем

ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:

ЭПП – электронные простые письма,
ФЛ – физические лица,
ЮЛ – юридические лица,
11 – код структурного подразделения организации,
29-09-2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).

Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем

ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1

Такой подход крайне важно применять:

если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.

Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»

Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:

из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.

Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)

Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)

Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:

Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов

05_29.09.2022_1.zip, где:

05 – код структурного подразделения,
29.09.2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату.

информация из реестра отправки вашей организации,
информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).

закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.

* * *

Источник

В условиях самоизоляции ведение бизнеса изменилось как никогда. Компании столкнулись с невозможностью получать почту обычным способом. Извещения не приходят, а поход в почтовое отделение связан со смертельным риском заразиться коронавирусом.

К тому же во многих регионах жители могут выйти из дома только в случае крайней необходимости — дойти до ближайшего магазина, аптеки, обратиться за медпомощью, вынести мусор или выгулять домашнее животное. Получение писем не подходит под этот перечень, а ведь для компаний через Почту России приходит очень важная информация: письма из налоговой, следственного комитета, штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств.

Как получать почту онлайн без визита в почтовое отделение?

К счастью в прошлом году компания Почтовые Технологии начала титаническую работу по цифровой трансформации Почты России и результатом является официальный сервис zakaznoe.pochta.ru, через который любая компания может получать заказные письма (то есть все птсьма из гос органов) в режиме онлайн без визита в почтовое отделение. Все что нужно для подключения — ЭЦП и личный кабинет организации на Госуслугах.

Кстати, по утверждению создателей, штрафы от ГИБДД сперва попадают именно в эту систему, поэтому пользователи сервиса и мобильного приложения Почты узнают о них раньше всех, а значит могут оперативно оплатить штраф со скидкой из электронного письма.

Пошаговая инструкция как получать заказные письма онлайн

Необходимое время: 15 минут.

Вот как получать почту компаниям без визита в почтовое отделение:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах
Генеральный директор должен войти в личный кабинет на сайте Госуслуги. Если кабинет не создан, то создайте личный кабинет физического лица и заполните личные данные: паспорт, СНИЛС и ИНН. Все эти данные должны пройти проверку — обычно в течение 24 часов. Важно: СНИЛС нужно обязательно указать!
Добавьте юридическое лицо

После того, как подтвердят профиль, в личном кабинете физического лица можно добавить юридическое лицо (только в том случае, если физическое лицо является Генеральным директором). Для этого нужна электронная подпись.

Зайдите в раздел Личный кабинет, затем нажмите «Добавить организацию»

Если у Вас есть ЭЦП, но она не подключена к Госуслугам, то установите КриптоПро CSP и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Если во время использования потребуется ввести пин-код от защищенного носителя, попробуйте заводские коды.
Подключить услугу электронных писем для организации
Зайдите на сайт https://zakaznoe.pochta.ru/ и нажмите «Подключиться через Госуслуги». Логин и пароль на вход используйте такой же, как и на сайте Госуслуги. В личном кабинете необходимо внести данные сотрудника, на кого будет оформлена электронная доверенность.
Подписать доверенность
Для подписания доверенности нужно установить КриптоПро и нажать подключить услугу.

Все! Теперь не нужно посещать почтовое отделение — все заказные письма доступны на этом сайте.

А как отправить ответ или написать письмо в гос орган?

Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:

Войти в личный кабинет zakaznoe.pochta.ru
Нажать на кнопку «Новое письмо» и выбрать кому его направить — организации или частному лицу;
Заполнить ФИО или название/ИНН/ОГРН, если письмо в адрес организации;
Ввести адрес получателя и отправителя;
Прикрепить PDF-файл объемом не более 5 страниц, весом до 1 МБ. Файл может содержать как текст, так и изображения или фотографии; Конвертировать Word в PDF можно тут.
Нажать «Оплатить и отправить».

Тем временем вот как выглядит очередь в некоторых почтовых отделениях:

Источник

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Форма не доступна

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.
Руководитель подписывает заказ (согласовывает) и менеджер видит, что статус заказа изменился.
Менеджер подписывает заказ (если необходимо) и направляет его поставщику.
Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.
Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО (накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.
Менеджер, после того, как товары получены (или сразу), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

По сфере правовых отношений между субъектами которые участвуют организации электронного документооборота.
По виду документов, которые проходят через ЭДО.

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

внутренний ЭДО
внешний ЭДО
ЭДО с государственными структурами

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

бухгалтерский ЭДО;
кадровый ЭДО;
управленческий ЭДО;
складской ЭДО;
ЭДО для отчетности и т. д.

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Форма не доступна

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

В бухгалтерии – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

В отделе кадров – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (см. статью 22.1 ТК).

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.
В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Сначала о плюсах:

Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.
Сокращение затрат на печать и пересылку. Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (если в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4).

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Шаг 1

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Шаг 2

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Шаг 3

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Сокращение времени создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис (CRM, складскую программу).
Безопасность передачи данных и защита самих документов.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Форма не доступна

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Необходимо позаботиться о резервном копировании. Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!
Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

работающие с маркированным товаром (и поставщики, и покупатели);
участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110);
при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к системе облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами.
Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.
Начать обмен данными и радоваться скорости.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Простая ЭП.
Неквалифицированная ЭП.
Квалифицированная ЭП.

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.
Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.
Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.
Возможность доработать систему под специфические запросы компании.
Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.
Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.
Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

Отправьте контрагенту приглашение к обмену или примите приглашение от контрагента. Если контрагент работает с 1С-ЭДО, попросите отправить вам приглашение с его стороны.
Дождитесь уведомления о настройке роуминга и обменивайтесь документами.

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.

На сайте сервиса нажмите «Подключить роуминг».

Заполните заявку. Если приглашаете несколько контрагентов, загрузите их списком.

Подключите к компьютеру носитель с электронной подписью организации. Нажмите «Подписать и отправить».

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

В карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, затем «История изменений».
В фильтре выберите «Приглашения контрагентов» и найдите среди них приглашение от контрагента, с которым собираетесь работать.

Форма не доступна

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KMRfq

Источник

Подключение одной организации

С чего следует начать

Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»

Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Как получать почту онлайн без визита в почтовое отделение?

Пошаговая инструкция как получать заказные письма онлайн

А как отправить ответ или написать письмо в гос орган?

ЭДО – что это такое

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Виды электронного документооборота

Кто может пользоваться ЭДО

Плюсы и минусы электронного документооборота

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Как принять приглашение к автороумингу

Новое и полезное: