Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале. При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией. Стать экспертом кадрового учета — легко! В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов: организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы); распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами. Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив. В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может: создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения; содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации. К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем. Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль. И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций. Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать: название вида документа; дата его оформления; наименование составителя; описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен; количественные характеристики описываемого факта; сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение. При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов. Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе. Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают: возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде; обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной; проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края; возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа; рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах); установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов); необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей); использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом; ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см); возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста; обязательность составления на русском языке; возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами; указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии. В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются): эмблема организации; товарный знак; коммерческое обозначение юрлица. Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения. Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел. Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя. В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется. При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа). В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать. Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова: «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом; «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально. К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера). На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»). Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей. Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись. Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки: на последнем листе документа у его левой границы; на обороте последней страницы внизу слева; в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта. При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью. Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение). Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов. Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно. При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Назначение распорядительных документов и их виды
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотрите бесплатный урок из курса.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
Подводим итоги
Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.
1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Этапы издания приказов и распоряжений
В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :
- Инициирование издания приказа или распоряжения.
- Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта приказа или распоряжения.
- Согласование проекта документа.
- Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
- Подписание приказа или распоряжения.
- Регистрация приказа или распоряжения.
-
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Инициирование издания приказа или распоряжения
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению руководства предприятия;
- по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Пример 1
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).
Пример 2
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа
Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Фрагмент документа
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
- последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
- параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
- параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
- 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
- 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
- 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
- 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
- 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
- Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
- Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
- Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
- Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
- Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
- Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
- Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Подписание приказа или распоряжения
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация приказа или распоряжения
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
- возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Фрагмент документа
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).
Пример 6
Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .
Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать
Редактор: Светлана Брылева
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Владельцы бизнеса используют приказы и распоряжения, чтобы ставить задачи сотрудникам и быть уверенными в их выполнении. Не всегда понятно, когда какой документ пригодится. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, в каких ситуациях какой документ издавать и кто имеет право это делать.
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. В трудовом кодексе эти документы часто равнозначны. Например, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдет любой из документов.
Понять, чем отличается приказ от распоряжения, помогут определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель компании или ее структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель или его заместитель, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга работников или вообще кого-то одного из них.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные различия между приказом и распоряжением. Собрали их в таблице.
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о правилах сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».
Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».
Вариантов последствий неправильного составления приложения или приказа масса. Все их в одной статье рассмотреть невозможно.
Главная проблема — когда в приказе или распоряжении непонятно написано, что и кому делать. В этом случае некого будет наказать за неисполнение. А перед контрагентами, государством или работниками отвечать придется.
Руководитель компании, бухгалтер или предприниматель не застрахованы от ошибок в распорядительных документах, даже если пользуются шаблонами.
Наиболее распространенные ошибки:
-
указание неверных сведений, например паспортных данных, наименований должностей и подразделений, реквизитов компании;
-
использование размытых и нелогичных формулировок, которые могут трактоваться двояко;
-
отсутствие подписей или подпись лица, не наделенного соответствующими полномочиями;
-
отсутствие ссылок на другие документы — например, в приказе о переводе сотрудника на другую работу нужно сослаться на заявление и согласие работника на перевод.
Ошибка в приказе или распоряжении приводит к тому, что документ становится недействительным — он как бы перестает существовать. В этом случае может ничего не произойти, а можно, например, получить штраф.
Если ошибки будут, к примеру, в распоряжении о рекламной стратегии, государство работодателя никак не накажет. А если при документарной проверке компании или ИП налоговая инспекция выявит нарушения в приказах или распоряжениях, которые влияют на размер налоговых обязательств, — это может привести к недоимке и, соответственно, штрафу по статье 120 или 122 налогового кодекса.
Если же ошибки будут в документах по кадрам, за это грозят штрафы от трудинспекции.
Есть еще один важный момент, который касается работодателя, неверно составившего приказ или распоряжение — при неправильном составлении документа сотрудник может подать в суд и выиграть его.
Например, если сотрудник отказался подписывать приказ об увольнении по собственному желанию, а его все равно уволили из компании, он может подать в суд на работодателя, получить компенсацию и восстановиться в должности.
Сотрудницу уволили неверно составленным приказом, а она восстановилась в должности и взыскала деньги
Что случилось. Сотрудницу МУП «Экоресурс» приказом уволили с должности администратора.
Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель предложил сотруднице подписать заявление на увольнение по собственному желанию, а она отказалась. Приказ об увольнении, где была ссылка на заявление, оказался составлен неверно. Женщина обратилась в суд с просьбой восстановить ее на работе и взыскать с работодателя сумму, соответствующую ее зарплате с момента незаконного увольнения.
Решение суда. Сотрудницу восстановили на работе, а с компании взыскали зарплату за время, пока она вынуждено не работала.
Дело № А65-18482/2021
То же самое относится к неверно составленному распоряжению. Например, если сотрудник не выполнил обязанности, описанные в распоряжении, получил за это дисциплинарное взыскание, но при этом документ был составлен неверно, сотрудник может подать в суд на работодателя и выиграть.
Распорядительные документы используют в различных сферах деятельности компании или ИП. Деление по типам распоряжений условное, поскольку один и тот же документ можно отнести сразу к нескольким видам. Например, распоряжения, предназначенные для бухгалтерии, сочетают в себе признаки финансового и надзорного документа.
Есть восемь видов распорядительных документов, каждый из которых регулирует определенную сферу внутри компании.
Структурные. Сюда относятся приказы и распоряжения, которые касаются создания, расширения, упразднения структурных элементов компании. Например, приказ о сокращении численности сотрудников или их частичном переводе на удаленку.
Организационные. Такие документы решают основные организационные вопросы компании, помогают поставить и достигнуть актуальных целей. Например, если нужно массово провести вакцинацию сотрудников в медучреждении или специальную оценку труда — СОУТ — рабочих мест.
Нормативные. К таким документам относятся приказы и распоряжения, в которых прописаны внутренние правила, принципы и распорядки в компании. Например, утверждение правил внутреннего трудового распорядка или штатного расписания.
Надзорные. В этих документах речь идет о проведении проверок, инвентаризации, аудита, контрольных мероприятий, а также об оформлении и сдаче различных отчетов.
Финансовые. Сюда относится все, что связано с финансовой аналитикой и планированием компании, ее финансовыми решениями. Например, приказ о наделении сотрудников правом подписи финансовых документов.
Отчетные. В отчетных распорядительных документах регламентируют мероприятия, которые проводятся в различных структурных подразделениях компании. Например, сюда относится приказ о проведении инвентаризации или аттестации сотрудников.
Информационные. К таким приказам и распоряжениям относятся документы, в которых начальство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или ее планах ближайшего развития.
Обеспечительные. В таких документах описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.
-
Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
-
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
-
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
-
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Важные особенности
Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.
ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.
Содержание приказов, касающихся сотрудников
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
- Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
- Уход в отпуск.
- Отправка в командировку.
Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.
Вводная часть
В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.
Распорядительная часть
Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.
Отличие приказа от распоряжения
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Регистрация
Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.
Деятельность
всех учреждений фиксируется в разного
вида документах. Попытка определения
видов документов, в том числе и
организационно-распорядительных,
сделана в приложениях к Основным
положениям Единой государственной
системы делопроизводства1,
а виды распорядительных документов
рассмотрены в Юридическом энциклопедическом
словаре. В своей деятельности учреждения
руководствуются наряду с актами органов
государственной власти и государственного
управления положениями, уставами,
правилами. Согласно действующему
законодательству органы законодательной
и исполнительной власти Российской
Федерации издают следующие документы:
решения, указы, распоряжения, постановления,
приказы, указания, инструкции. На
территориях краев и областей издаются
постановления, распоряжения главы
администрации и его заместителей. Такие
же документы издаются в районных
(городских) администрациях. Органы
представительной власти принимают
решения.
Организационная
документация
Все
государственные, муниципальные, частные
предприятия, общественные объединения
действуют на основе устава.
Устав
–
это свод правил, регистрирующих
деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения
с другими организациями и гражданами,
права и обязанности в определенной
сфере государственной или хозяйственной
деятельности. Существуют, например,
Устав добровольного спортивного
общества, Устав акционерного общества,
Устав товарищества с ограниченной
ответственностью и т.д. Отдельно следует
выделить уставы, определяющие организацию
той или иной сферы деятельности
Вооруженных Сил РФ (Строевой устав,
Дисциплинарный устав и т.д.).
Общие
уставы утверждаются высшими органами
государственной власти и управления,
а уставы общественных организаций
принимаются и утверждаются их съездами.
Уставы государственных предприятий и
учреждений утверждаются их вышестоящими
органами (министерствами, ведомствами).
Уставы муниципальных предприятий
утверждаются районными (городскими)
администрациями, частных – соответствующими
владельцами, коллективами, регистрируются
в областных, краевых, городских и районных
администрациях.
В
оформлении уставов должны присутствовать
следующие реквизиты: наименование
министерства, наименование организации,
вид документа, индекс, дата, место
издания, гриф утверждения (в случае
частного предприятия указать, кем оно
зарегистрировано). В реквизите «текст»
необходимо предусмотреть такие разделы,
как общие положения, основные функции,
права и обязанности, руководство,
взаимоотношения и связи,
-производственно-хозяйственная,
коммерческая деятельность, имущество
и средства, контроль, проверка и ревизия,
реорганизация или ликвидация. В
зависимости от формы частной собственности
(товарищество с ограниченной
ответственностью, акционерное общество
закрытого либо открытого типа и т.д.)
разделы в тексте изменяются, добавляются.
Включаются, например, такие разделы,
как уставный капитал, акции и ценные
бумаги, распределение прибыли, формирование
фондов и т.д. После текста ставится
подпись руководителя. Образец оформления
уставов приведен в прилож. 6.1.
Положение
–
это нормативный акт, устанавливающий
порядок образования, структуру, функцию,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы государственных органов
(таковы общие положения о министерствах
РФ), одного органа (например, Положение
о государственной автомобильной
инспекции, Положение об общем отделе
администрации области и т.д.) либо
структурного подразделения (комиссии,
группы). В отдельную группу следует
выделить положения, регулирующие
совокупность организационных, трудовых
и других отношений по конкретному
вопросу (например, Типовое положение о
ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в
государственных органах, на предприятиях,
в учреждениях; наиболее многочисленны
разновидности положений о проведении
конкурсов, смотров и т.д.).
Положения
бывают типовые и индивидуальные. Типовые
разрабатываются для системы учреждений
и предприятий. В текст положения
необходимо включить такие разделы, как
общая часть (преамбула), основные функции,
права, порядок образования и организации
работы и др. в зависимости от характера
положения.
В
формуляр-образец положения входят
следующие реквизиты: наименование
министерства, ведомства, наименование
организации, наименование структурного
подразделения, дата, индекс, наименование
вида документа, место издания, гриф
утверждения,, заголовок к тексту, текст,
подпись, отметка о согласовании. Образцы
положения даны в прилож. 6.2.
Уставы
и положения являются сложными документами.
Их структура и содержание, как правило,
определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция
–
это правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или
утверждаемый его руководителем) в целях
установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их подразделений и служб), должностных
лиц и граждан2.
Инструкции издаются также в целях
разъяснения и определения порядка
применения законодательных актов и
распорядительных документов (например,
приказов).
Заголовок
инструкции должен четко очерчивать
круг вопросов, объектов и лиц, на которые
распространяются ее требования (например,
«Инструкция о ведении делопроизводства
в аппарате Администрации Новосибирской
области», «Должностная инструкция
инспектору по контролю…»).
Текст
инструкции разбивается по определенной
логической схеме на разделы, пункты и
подпункты. Как правило, инструкция
начинается с раздела «Общие положения»,
в котором указываются цели ее издания,
область распространения, порядок
применения и другие сведения общего
характера. Инструкция является документом
постоянного или длительного действия
(до замены ее новой).
Поскольку
текст инструкции носит характер указания,
в ней рекомендуются четкие формулировки
со словами, имеющими распорядительное
значение, типа «должен», «следует»,
«необходимо», «имеет право», «не
допускается», «рекомендуется»,
«запрещается» и т.д. Текст инструкции
излагается от третьего лица (например,
«Руководители или по их поручению другие
должностные лица государственных
органов, предприятий, учреждений и
организаций должны систематически
анализировать, обобщать предложения,
заявления, жалобы граждан, содержащиеся
в них практические замечания…») или в
безличной форме (например, «Повторным
предложениям, заявлениям, жалобам
граждан при их поступлении присваивается
очередной регистрационный индекс, в
соответствующей графе регистрационно-контрольной
карточки указываются регистрационные
индексы первого предложения, заявления,
жалобы…»).
Инструкция
оформляется на общем бланке. Она
утверждается специальным распорядительным
актом или непосредственно руководителем.
На инструкции может быть сделана пометка
о том, что она является приложением к
распорядительному документу. При
утверждении инструкции распорядительным
документом (приказом, распоряжением и
т.д.) в нем устанавливается срок введения
инструкции, перечисляются необходимые
организационные мероприятия, указываются
ответственные исполнители. Если в тексте
распорядительного документа не указан
срок введения инструкции, таковым
считается день подписания и регистрации
документа.
Например:
в
распоряжении главы Администрации
Новосибирской области от 01.03.93 № 90-р «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству»
присутствует такой текст:
«В целях упорядочения
работы с документами, совершенствования
делопроизводства в аппарате администрации
области:
1.
Утвердить Инструкцию по делопроизводству
в аппарате администрации области.
2.
Общему отделу Администрации (Кирсанова
М.В.) обеспечить методическое руководство
организацией делопроизводства в аппарате
администрации и установить контроль
за соблюдением требований Инструкции».
Распорядительные
документы
Одна
из форм исполнительно-распорядительной
деятельности организаций, учреждений,
предприятий – издание распорядительных
документов, посредством которых решаются
важнейшие вопросы управления. В
соответствии с действующим законодательством
и компетенцией органы управления издают
следующие распорядительные документы:
приказы, инструкции, указания; решения;
постановления, распоряжения.
Решения,
постановления и приказы издают во всех
случаях, когда необходимо принять
нормативный или индивидуальный акт по
основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по
оперативным вопросам и для организации
исполнения постановлений, решений и
приказов.
Постановление
принято определять как «правовой акт»,
принимаемый высшими и некоторыми
центральными органами коллегиального
управления в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих
перед данными органами, и установления
стабильных норм правил поведения3.
Однако в законах «О краевом областном
совете и краевой областной администрации»
и «О местном самоуправлении» постановление
определено как правовой акт, издаваемый
главой администрации (на правах
единоначалия). Это сама жизнь внесла
коррективы в определение сути и видов
данного документа.
Образцы
постановления и выписки из постановления
даны в прилож. 6.3 и 6.4.
Решение
как
распорядительный документ является
правовым актом, принимаемым коллегией
министерства или ведомства, научным
советом и т.д.
Распоряжение
–
акт управления государственного органа,
имеющий властный характер, изданный в
рамках присвоенной должностному лицу,
государственному органу компетенции,
имеющий обязательную силу для граждан
и организаций, которым это распоряжение
адресовано. Распоряжения являются
подзаконными актами и делятся на две
группы: распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса, отдельного случая.
Распоряжения издают правительство,
министерства, ведомства, администрации
краев, областей, городов, районов,
администрации предприятий, учреждений
в пределах прав, предоставленных им
законами Российской Федерации.
Образцы распоряжения
и выписки из распоряжения приведены в
прилож. 6.5 и 6.6.
Указание
–
распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам
информационно-методического характера,
а также вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций и других
актов. Право подписи указаний делегируется
руководителем своим заместителям или
руководителям подразделений в пределах
их компетенции. Подготовка и оформление
указаний проводятся в соответствии с
установленным порядком подготовки и
оформления приказов.
Распорядительная
часть указания начинается словами
«Предлагаю» («Обязываю»). Указания
нумеруются по порядку в пределах
календарного года4.
Приказ–правовой
акт, издаваемый руководителями
министерств, ведомств, отделов, управлений,
учреждений, объединений, организаций,
предприятий, действующими на основе
единоначалия. Приказ издается для
решения основных оперативных задач,
стоящих перед данным органом. По
юридической природе приказ может быть
нормативным актом управления, содержащим
нормы права, реализующие определенные
сферы общественных .отношений, и актом
применения норм права (например, приказ
о назначении на должность).
Приказ
является самым распространенным видом
распорядительного документа, применяемого
в практике управления. Он издается по
вопросам создания, ликвидации,
реорганизации учреждений или их
структурных подразделений, утверждения
положений, инструкций, правил и тому
подобных документов, требующих
утверждения, организации, предприятия,
а также по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников и
т.д. Посредством приказа руководитель
ставит перед работниками основные
задачи, указывает пути решения
принципиальных вопросов. Приказ
обязателен для всех работников данной
организации или отрасли. В отдельных
случаях приказ может касаться широкого
круга организаций и должностных лиц
независимо от их подчиненности. Образцы
оформления приказа даны в прилож. 6.7 и
6.8. Все распорядительные документы
должны строго соответствовать закону,
ни один из них не может содержать
положений, противоречащих закону.
Основные
виды распорядительных документов
подготавливаются в целом аналогично.
Это достаточно сложный процесс, различия
же возникают на конечной стадии оформления
документов, отражающей результат
коллегиальной деятельности (в случае
постановлений и решений) и единоначалия
(в случае постановлений, распоряжений,
приказов, указаний).
Можно
выделить три стадии подготовки
распорядительного документа. Это
изучение существа вопроса и подготовка
проекта документа: стадия обсуждения
и принятия документа на заседаниях
коллегиального органа (в случае
постановлений, решений); согласование
документа и его подписание.
Процедура
составления и оформления распорядительного
документа конкретного учреждения может
быть описана в инструкции по делопроизводству
или в инструкции, устанавливающей
порядок работы с документами.
Подготовка
проекта распорядительного документа
может быть поручена одному или нескольким
структурным подразделениям или отдельным
должностным лицам. При разработке
проектов сложных и больших распорядительных
документов могут создаваться рабочие
группы. Главное условие, обеспечивающее
высокое качество документа, – достаточная
компетентность лиц, его готовящих. Чем
выше уровень составляемого документа,
тем выше требования, предъявляемые к
его составителям (профессионализм,
глубина знания вопроса, общий культурный
уровень, умение четко излагать мысли).
Юридическим основанием разработки
распорядительного документа могут быть
издание документа органами власти и
управления, конкретное поручение
вышестоящего органа, необходимость
осуществления исполнительной и
распорядительной деятельности для
решения задач, возложенных на учреждение.
Подготовка
проекта распорядительного документа
требует сбора необходимой информации
по существу поставленного вопроса. Для
этого используют различные
информационно-справочные документы:
отчеты, справки, докладные и объяснительные
записки, акты, служебную переписку.
Собрав и изучив необходимые материалы,
получив полную ясность по существу
вопроса, четко определив цель издания
распорядительного документа, приступают
к составлению его проекта. Внимание
следует сконцентрировать прежде всего
на формулировании основных положений
конкретного решения. Сначала это делают
вчерне, а затем редактируют и уточняют
части в порядке согласования.
Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей: констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая
часть является введением в существо
рассматриваемого вопроса и предназначена
для того, чтобы объяснить, чем вызвано
распоряжение. В ней могут быть перечислены
факты, события, дана их оценка. Нередко
в констатирующей части дается пересказ
акта вышестоящего органа, во исполнение
которого издается данный распорядительный
документ. В этом случае указываются вид
акта, его автор, полное название
(заголовок), номер и дата, т.е. приводятся
все поисковые (ссылочные) данные.
Констатирующая часть не обязательна,
она может и отсутствовать, если нет
необходимости давать разъяснения.
Основную
нагрузку в распорядительных документах
несет распорядительная часть, которая
излагается в повествовательной форме.
В зависимости от вида документа она
начинается словами «постановляет» в
коллегиальном постановлении, «решает»
(«решил») – в решении, «предлагаю» – в
распоряжении, «приказываю» – в приказе.
Вид
распорядительного документа предопределяет
и характер изложения его текста. Слова
«постановляет», «решает» («решил»),
«предлагаю», «приказываю» печатаются
прописными буквами или строчными
вразрядку, они зрительно выделяются и
таким образом отделяют констатирующую
часть документа от распорядительной.
Располагаются эти слова в отдельной
строке, начиная от нулевого положения
табулятора. В постановлениях или решениях
коллегиального органа перед словами
«постановляет», «решает» указывают его
название. Например:
Коллегия
РЕШАЕТ
Правительство
ПОСТАНОВЛЯЕТ
Затем
с новой строки с абзаца следует текст
постановляющей части. К формулировкам
этой части документа предъявляются
особенно жесткие требования. Формулировки
должны быть конкретными, не противоречить
по смыслу ранее изданным распорядительным
документам, четкими, ясными, не допускающими
различных толкований. В них следует
избегать неконкретных выражений типа
«поднять», «повысить», «усилить»,
«улучшить», «принять меры», «активизировать»
и т.д., поскольку сформулированные
таким образом поручения расплывчаты,
проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает
различные по характеру действия и
нескольких исполнителей, она делится
на пункты, которые нумеруются арабскими]
цифрами. В каждом пункте указываются
исполнитель (организация, структурное
подразделение, конкретное должностное
лицо – например, в приказах), предписываемое
действие и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например:
«директорам заводов», «руководителям
архивов». Предписываемое действие
выражается глаголом в неопределенной
форме «подготовить», «зачислить»,
«организовать», «обеспечить», «возложить»,
«разработать» и т.д. Срок исполнения
должен быть реальным, соответствовать
объему предполагаемых работ.
Следует
учитывать время доведения информации
до конкретных исполнителей. Распорядительный
документ может иметь общий для всех
пунктов срок исполнения. Однако чаще
срок исполнения устанавливается для
каждого задания в отдельности. В конце
текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Последним
пунктом в приказах, решениях, распоряжениях
указывается лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь
приложения, ссылки на которые даются в
соответствующих пунктах текста, реквизит
«приложение» после текста распорядительных
документов самостоятельно не оформляется.
Текст
распорядительного документа должен
иметь заголовок. Заголовок начинается
с предлога «О» («Об») и формируется при
помощи отглагольных существительных
(например, «О назначении…», «Об
утверждении…», «О введении…», «О
создании…») или существительных,
указывающих на предмет (например, «Об
итогах…», «О мерах….»). Для типовых
управленческих ситуаций, требующих
издания приказа о создании, реорганизации,
ликвидации учреждений, организаций и
предприятий, о распределении обязанностей
между руководством, о внесении изменений
в положение (устав), структуру, штатную
численность и штатное расписание
аппарата управления, в должностные
инструкции, о переходе на новый режим
(работы), созданы унифицированные формы
документов, в которых предопределен не
только состав, но и порядок расположения
информации5.
Унифицированную форму имеют также
кадровые приказы о приеме на работу,
перемещении, переводе на другую работу,
освобождении от должности, вынесении
поощрений, наложении дисциплинарных
взысканий, изменении фамилии6.
Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению. Распорядительные
документы оформляются на общем бланке
формата А4. В состав реквизитов входит
Герб РФ, наименование ведомства,
наименование учреждения, название вида
документа, дата, индекс (номер), место
составления, заголовок, текст, подпись
(подписи), отметки о согласовании.
Завершающим
этапом работы с проектами распорядительных
документов является их согласование и
подписание. Проект до подписания
подлежит согласованию с заинтересованными
учреждениями, а также со структурными
подразделениями или должностными
лицами, которых он касается. Согласование
осуществляется путем визирования или
проставления грифа согласования. Так,
проект приказа, решения, распоряжения
визируется составителем проекта и
руководителем структурного подразделения,
вносящего проект, всеми указанными в
проекте исполнителями, должностными
лицами, ответственными за исполнение
документа в целом, юрисконсультом.
Проекты документов, исполнение которых
требует финансового обеспечения,
обязательно согласовываются с финансовыми
органами или службами. Виза юрисконсульта
свидетельствует о соответствии документа
законодательным и нормативным актам,
а также о соответствии отдельных
формулировок специальным требованиям
некоторых органов (например, суда,
прокуратуры, органов здравоохранения).
Согласование
проводит структурное подразделение
или лицо, готовившее проект распорядительного
документа. Визы или гриф согласования,
как правило, проставляются на первом
экземпляре проекта. В случае несогласия
с проектом пишут мотивированное
заключение. Перед подписанием проект
еще раз тщательно выверяется. При этом
особое внимание следует обратить на
проверку цифровых данных, фамилий, имен,
отчеств.
Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами (постановлений
и решений), обсуждаются и: принимаются
на заседаниях. В ходе обсуждения в них
можно вносить поправки и дополнения.
Доработанные проекты выносятся на
утверждение на следующее заседание.
Полностью
подготовленные проекты документов
«Представляются на подпись. Приказы
и распоряжения подписываются руководителем
или его заместителем. Постановления и
решения должны иметь две подписи:
председателя и секретаря (управляющего
делами) коллегиального органа.
Подписывается первый экземпляр документа,
изготовленный на бланке. Распорядительные
документы вступают в силу с момента их
подписания или доведения до сведения
исполнителя. В ряде случаев срок
вступления в силу и срок действия акта
управления указываются в самом документе.
Протокол
–
организационно-распорядительный
«документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решения на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях
коллегиальных органов»7.
Более обобщенное определение протокола
дается в толковых словарях русского
языка, трактующих его как «документ с
записью всего происходящего на заседании,
собрании».
Протокол,
как правило, ведется во время заседания.
В тех случаях, когда заседание
стенографируется или производится
запись на магнитную ленту, протокол
может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или
специально назначенное лицо. От его
квалификации, умения вникнуть в существо
обсуждаемых вопросов зависит качество
протокольной записи выступления.
Протокол оформляется на Общем бланке
формата А4. В его формуляр входят следующие
реквизиты: наименование ведомства,
наименование организации (структурного
подразделения), указание вида документа
(протокол), дата заседания, номер, место
заседания, гриф утверждения (в случае,
когда протокол подлежит утверждению),
заголовок, текст, подписи.
На
протоколе проставляется именно дата
заседания, а не окончательного оформления
или подписания протокола. В случае если
заседание продолжается несколько дней,
указываются дата начала заседания и
через тире дата окончания. Например:
12-14.03.97.
Номер
протокола является порядковым номером
заседаний коллегиального органа в
течение года (в учебном заведении –
учебного года). В реквизите «место
заседания» указывается город, где
состоялось заседание.
Заголовок протокола
содержит указание на вид коллегиальной
:
деятельности (заседание, собрание,
совещание) и название коллегиального
органа в родительном падеже, например:
«заседания комиссии», «собрания трудового
коллектива». После оформления заголовочной
части (это можно сделать до начала
заседания) приступают к составлению
текста. Текст протокола подразделяется
на две части: вводную, где указываются
председательствующий, секретарь,
присутствующие и повестка дня, и основную,
где фиксируется ход заседания. Словом
«председатель» начинают протокол. Оно
печатается через два интервала после
заголовка, прямо от полей с нулевого
положения табулятора с прописной буквы.
После тире указывают фамилию председателя,
инициалы. Так же оформляется слово
«секретарь». Например:
Председатель
– Харченко В.И.
Секретарь –
Филимонов С.Б.
При
проведении оперативных совещаний эта
часть протокола опускается. Далее
перечисляются присутствующие. Порядок
оформления этого раздела следующий. В
протоколе заседания постоянно действующего
реального органа присутствующие
постоянные члены указываются в алфавитном
порядке. После этого записываются
фамилии приглашенных с указанием их
должности. На расширенных собраниях и
заседаниях с большим числом присутствующих
их состав указывается количественно,
а пофамильный список прилагается к
протоколу, о чем делается соответствующая
запись в самом протоколе. Например:
Присутствовали:
43 чел. (список прилагается).
На
собраниях, конференциях, съездах, где
принятие решения требует определенного
кворума, в разделе «Присутствовали»
указывается, сколько человек должно
присутствовать и сколько пришло на
заседание. Например:
в
протоколе собрания членов акционерного
общества указано «Всего членов ОАО 135
чел., присутствуют 117».
Далее
следует повестка дня. В этой части
протокола перечисляются вопросы,
вынесенные на рассмотрение коллегиального
орга4 на. Каждый вопрос нумеруется и
начинается с предлога «О» («Об»).
Например:
1.
О перспективах развития завода. Доклад
директора… (фамилия,
инициалы).
2. Об итогах
социологического опроса рабочих. Доклад
начальника социологической службы…
(фамилия, инициалы).
В
ряде случаев, например при протоколировании
заседаний коллегий министерств,
комитетов, повестка дня может прилагаться
к протоколу. Тогда она не вносится в
текст протокола, а делается лишь
отсылочная запись: «Повестка дня
заседания прилагается».
Основная
часть текста протокола строится по
разделам, соответствующим пунктам
повестки дня. В каждом пункте могут быть
такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ
(ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными
буквами, каждое с новой строки, после
них ставится двоеточие – таким образом
они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали»
начинает раздел по каждому пункту
повестки дня. Оно пишется на одной строке
вслед за цифрами, обозначающими порядковый
номер вопроса.
Фамилия
и инициалы докладчика и выступающих в
прениях указываются в новой строке с
абзаца. Содержание выступления излагается
от третьего лица единственного числа.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов
и выступлений, они не записываются в
протокол, а через тире после фамилии
докладчика или выступившего указывается
«Текст доклада (выступления, сообщения)
прилагается». После записи каждого
выступления приводятся вопросы и ответы
на них в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: «Были
ли приняты меры для ликвидации аварии
на стройке?»
Лысиков
К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода
была полностью откачана и последствия
аварии ликвидированы».
Завершающая
часть раздела по каждому пункту повестки
дня – запись принятого по обсуждаемому
вопросу решения (постановления). Решения
по нескольким вопросам подразделяются
на пункты и подпункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Постановляющая часть
решений, как и распорядительные документы,
должна быть конкретной и содержать
составные части: кому, что сделать и к
какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ:
Фролова Е.Н. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин
Е.В. – краткая
запись выступления.
Кузнецов
Т.Г. – краткая
запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Специальным
кафедрам провести совместное
заседание,
посвященное …. до 15.05.2000г.
1.2. Илизарову Б.С.
Организовать на кафедре выставку… к
11.05.2000 г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель
Подпись
В.А.
Сидоров
Секретарь
Подпись
Е.М.
Крылова
При
выборах должностных лиц в протоколе
указываются результаты голосования по
каждой кандидатуре отдельно.
По
полноте освещения хода обсуждения
вопросов на заседаниях протоколы делятся
на полные и краткие. В кратком протоколе
указывают фамилии докладчика, тему
доклада, фамилии выступавших. Получить
представление о характере замечаний,
ходе обсуждения, мнениях, высказанных
в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустим только при
наличии стенограмм или когда тексты
докладов и выступлений прилагаются к
протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Во
всех остальных случаях протокол должен
содержать записи всех выступлений,
показать выработку решения в столкновении
мнений, дискуссиях. В ходе заседания
можно составить лишь черновик протокола.
В пятидневный срок протокол уточняется,
добавляется, выверяется и оформляется.
Если к протоколу будет приложена
стенограмма, об этом делается запись
после первой части протокола: «Заселение
ученого совета стенографировалось,
стенограмма прилагается». Полностью
подготовленный протокол подписывается
председателем и секретарем.
Образцы оформления
протокола приведен в прилож. 6.9.