Программа монолит балтика инструкция по применению

Небольшая загадка! Если зайти в любой российский магазин от Калининграда до Камчатки, то какой напиток там можно увидеть с вероятностью почти 100%? Пиво «Балтика». «У нас очень широкое покрытие. «Балтика» есть, по сути, в 98% торговых точек страны. Такой дистрибуции нет даже у Coca-Cola», — рассказывает Дарья Носкова, менеджер по разработке мотивационных программ и eLearning в «Балтике». Ее работа заключается в том, чтобы обучать торговых представителей, как правильно продавать. Без продуманного обучения подобный успех был бы невозможен.

Сегодня «Балтика» с заводами в восьми городах, 9 000 сотрудниками и 40 марками пива — в лидерах российского рынка. Доля компании составляет около 31%. Во многом это заслуга примерно 700 торговых представителей, которые работают во всех регионах России. Уже больше десяти лет «Балтика» совершенствует систему обучения своих продавцов: в компанию постоянно приходят новые сотрудники, меняются условия на рынке и появляются новые методы продаж — всему этому нужно оперативно учить сотрудников. Около года назад компания начала активно внедрять дистанционное обучение. Зачем ей это понадобилось?

Задача: ускорить подготовку новичков в компании

«У нас, наверное, одна из самых больших команд бизнес-тренеров на рынке», — рассказывает Носкова. Причем сидят бизнес-тренеры не в штаб-квартире в Петербурге, и не в Москве — они распределены по всей стране. Зачем? Это объясняется структурой торговых представительств «Балтики»: вся страна у компании поделена на несколько дивизионов, отделы продаж есть примерно в 20 городах, но отдельные торговые представители работают в еще большем числе городов. Поэтому свои бизнес-тренеры есть в каждом дивизионе. Так дешевле и быстрее проводить для сотрудников очные тренинги и семинары.

Но есть проблема. Когда в компанию приходят новые торговые представители, то тренер иногда просто не успевает доехать до новичка. А новых сотрудников появляется много — текучка, по словам Носковой, около 25% при 700 торговых представителях, это примерно три новых сотрудника каждую неделю. Обучить всех очно — нереально. 

В «Балтике» придумали, как решить эту проблему. Они начали использовать дистанционное обучение. Так можно было дать новым сотрудникам хотя бы первичную информацию, которая необходима для работы. «Пришел новичок куда-нибудь в Норильск, и не факт, что в первые три месяца к нему успеет приехать тренер», — говорит Носкова. Зато теперь он самостоятельно получает базовую информацию о продукте, подходах и приемах в работе, стандартах в компании.

Тем более, опыт у «Балтики» в производстве контента для удаленного изучения уже есть. Правда, это не совсем связано с обучающими курсами. Система оплаты труда у торговых представителей построена так, что около 60% они получают в виде бонуса. Бонусные задачи постоянно меняются: условно, в этом месяце нужно продавать больше один вид пива, в следующем — другой. Как рассказывает Носкова, условия бонусных задач раньше рассказывали на очных собраниях торговых представителей.

Еще рассылались презентации в PowerPoint для тех сотрудников из удаленных представительств, кто не мог быть на собрании. «Был риск того, что все поймут условия по-разному, а кому-то презентация и вовсе не попадет», — говорит Носкова. Тогда в «Балтике» стали записывать объяснения на видео и рассылать по представительствам.

С iSpring «Балтика» одновременно обучает 700 торговых представителей по России

«Балтика», на самом деле, не российская компания. Еще в 2008 году она вошла в состав Carlsberg Group. Ориентировались ли в «Балтике» на материнскую компанию, когда делали систему для дистанционного обучения? «Там дистанционное обучение развито лучше, чем в России. В Европе оно в принципе раньше начало развиваться», — говорит Носкова. Но просто взять и запустить такую же систему обучения в России оказалось невозможно. Во-первых, Carlsberg представлена в 40 странах, и в каждой стране свои особенности. Во-вторых, ни в одной стране нет такого количества торгового персонала, как в России. И в-третьих, сделать свою систему оказалось дешевле. «Разница в десятки раз», — говорит Носкова.

В 2015 году «Балтика» начала использовать полноценную систему для организации дистанционного обучения. До этого компания пыталась наладить работу через облачное хранилище и внутренний портал, но, как признается Носкова, «это были какие-то обрывки». Система не оправдала ожиданий. «Мы не получили отдачи, какой хотели», — признается Носкова. В 2017 году было решено все сделать заново, но уже своими силами. Компания выбрала iSpring Learn. «СДО интуитивно понятна. Администрирует ее один человек. При этом мы не загружаем задачами свой IT-департамент. Все технические вопросы оперативно решает техподдержка iSpring», — отмечает Носкова. 

Фактически, новая система дистанционного обучения заработала в ноябре 2017 года. Потому подводить полноценные итоги пока рано.«Но могу сказать, что недавно пришел новый сотрудник, буквально пару дней изучал курсы, и у меня уже появилось ощущение, что мы разговариваем с ним на одном языке», — рассказывает Носкова.

По ее словам, у каждого нового сотрудника есть так называемая траектория развития — в ней прописано, какие курсы и в какой момент времени должен пройти новичок.

Опыт по созданию видео для бонусных задач никак не был связан с дистанционным обучением, но формат подошел для обучающих курсов. Один из первых курсов, которые смотрят новички, это видео о том, как пользоваться системой для работы с клиентами «Монолит». «В основу этого видеокурса легли обычные скриншоты системы со смартфона. Так удобнее показывать движения и то, какие действия должны быть. Формат удобный», — рассказывает Носкова. 

Два следующих курса у «Балтики» были про стандарты работы и понимание бизнеса компании. Продвижение сотрудника по траектории обучения контролируется. «Мы делаем отчеты для руководителей, чтобы они понимали, как проходит обучение. Это и тестирование, и общая информация – кто и когда зашел пройти курс», — рассказывает Носкова. По ее словам, такой информации достаточно, чтобы отслеживать успехи нового сотрудника в учебе. После обучения сотрудник проходит обязательное тестирование. Если не прошел, то испытательный срок ему могут не зачесть.

eLearning спасает в условиях постоянно меняющегося рынка

Сейчас новым сотрудникам «Балтики» доступны 40 обучающих курсов, которые объединены общим названием «Вводное обучение продажам». Все их создали в редакторе iSpring Suite. «В iSpring создать профессиональный онлайн курс также просто, как PowerPoint-презентацию», — рассказывает Носкова.

При этом курсы в разных регионах отличаются. В каждом регионе свои конкуренты и особенности , разные объемы бизнеса. Например, на Урале и в Поволжье очень популярно разливное пиво, а в Сибирь и Дальний Восток — это регионы с огромным количеством оптовиков. И в каждом случае нужен свой подход к продажам.

Кто делает обучающие курсы? «Это зависит от того, насколько специфичен курс», — объясняет Носкова. По ее словам, если курс на знание продукта, то его может сделать сторонний подрядчик на основе предоставленного материала. А если курс касается навыков продаж, то его делают сотрудники «Балтики». «Сторонний подрядчик его не сделает, потому что он не в контексте», — говорит Носкова.

Можно ли говорить, что дистанционное обучение лишило работы тренеров «Балтики»? Вовсе нет. Как объясняет Носкова, тренеры по-прежнему занимаются сотрудниками — и новичками, и с опытом, и теми, у кого большой потенциал.

К тому же тренер на этом этапе почти бесполезен. По словам Носковой, у человека просто нет необходимого минимума знаний, чтобы он применил свой опыт к тому, чему его научат в ходе тренинга. «Теоретические знания, как любой навык, со временем забываются. К тому же мы на месте не стоим. Рынок меняется, и мы меняем то, чему мы учим. Обновлять регулярно данные полноценно и для всех сотрудников только бизнес-тренерами не получается», — говорит Носкова. Здесь и спасает дистанционное обучение.

• В 1995-1999 использовалась система Монолит DOS

• С 1999 используется версия Монолит SQL

• С 2006 замена на «Монолит SQL» 4.0. На новую версию системы переведены контуры «Управление финансами» и «Управление продажами». В дальнейшем на базе «Монолит SQL 4.0» будет создана централизованная КИС, которая будет обеспечивать функционирование всех заводов и сбытовых подразделений компании «Балтика». Функциональность комплекса, сгласно описанию, отвечает стандартам ERP и MRP II. Система поддерживает требования не только российского законодательства, но и международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) и USA GAAP. Как утверждают разработчики, новая версия ERP-системы обладает более высокой производительностью, эффективностью и надежностью функционирования, что должно снизить общую стоимость ее эксплуатации. Также, предусмотрена интеграция системы с готовящимся к выпуску Microsoft Office 2007.

Новая версия комплекса «Монолит SQL» была разработана в сотрудничестве с российским представительством Microsoft.

• С 2009 замена на «ERP Монолит» 5.0

• В 2010 году реализован ряд проектов по развитию корпоративной информационной системы в области управления закупками, логистикой, контроля и планирования производства, внедрена система «Хранения электронных документов».

2011: Внедрение модуля управления проектами

В октябре 2011 года «Монолит-Инфо» и компания «Балтика» объявили о завершении комплексного тестирования автоматизированной системы управления проектами, созданной на базе корпоративной информационной системы «ERP Монолит». Данное решение позволяет повысить эффективность планирования и принятия решений компании. В настоящее время происходит пилотная эксплуатация системы, когда в нее последовательно вводятся все проекты. В 2012 году управление проектами операционной дирекции пивоваренной компании будет вестись в новой системе.

Основная цель внедренной на «Балтике» автоматизированной системы, формирование которой началось в мае 2010 года – повышение эффективности планирования и принятия решений за счёт интеграции в рамках единого решения различных функциональных блоков, использовавшихся для работы над проектами. Кроме того, требовалось обеспечить удобный и гибкий интерфейс для анализа сроков исполнения проектов, загрузки ресурсов и рисков срыва проекта по срокам, ресурсам или бюджету. В разработке, помимо компании «Монолит-Инфо», приняли участие сотрудники «Балтики» из различных подразделений.Евгений Чаркин на TAdviser SummIT — о новой стратегии цифровой трансформации РЖД 41.4 т

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»:

«Основной целью проекта является предоставление основанной на фактах информации, необходимой для улучшения скорости и качества принятия решений, эффективности и результативности бизнеса. В современной глобальной экономике только компании, своевременно получающие нужную информацию, могут осуществлять правильное стратегическое планирование и обеспечивать реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для достижения целей бизнеса».

Полученное решение позволяет в единой операционной среде:

• управлять графиком работ и ресурсами;
• вести документооборот;
• управлять работой поставщиков;
• осуществлять финансовое планирование и бюджетный контроль;
• анализировать риски проектов по срокам, ресурсам или бюджету.

Новый программный продукт позволяет полностью отследить ход проекта от начала до конца, увидеть, на каком этапе находится работа по проекту сейчас, кто ею занимается и куда направлены инвестиции. Реализованные в рамках проекта новые функции системы состыкованы с уже используемыми в компании модулями «ERP Монолит». Автоматизированная система управления проектами облегчает анализ сроков исполнения проекта или группы связанных проектов, загрузки ресурсов, рисков срыва проекта по срокам, ресурсам или бюджету.

Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»:

«Благодаря организации единой операционной среды для всех служб, задействованных в управлении проектами, мы оптимизировали процессы сбора и обработки информации, повысили надёжность информационной среды и обеспечили ресурс для увеличения эффективности принятия решений».

Ранее для работы над проектами использовались отдельные блоки информационной системы: для составления графиков, учёта финансирования, ведения документооборота. Дополнительно применялась программа Microsoft Project. На текущий момент специалистами операционной дирекции компании «Балтика» контролируется исполнение около 300 различных проектов, необходимость системати­зации которых была крайне актуальна. Преимущества единой рабочей области: объективность в оценке проектов участниками, высокая эффективность в планировании и принятии решений.

2011—2013: Автоматизация электронного архива документов

7 октября 2013 года компания «Монолит-Инфо» сообщила о завершении третьего этапа проекта автоматизации электронного архива документов компании «Балтика».

Проект создания электронного архива бухгалтерских и финансовых документов на платформе ERP Монолит реализуется с 2011 года, когда был выполнен пилотный проект, с последующим поэтапным подключением к системе отдельных групп документов. В первом полугодии 2013 года реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.

Реализованное решение содержит средства поддержки поточного сканирования документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, с автоматической привязкой к документам ERP-системы. Маркировка первичных документов штрих-кодами позволяет автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы ERP-системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов. Система содержит средства управления процессом согласования (утверждения) документов, а также возможности для управления архивом оригиналов первичных документов.

«Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках,- отметил Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика». — Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании «Монолит-Инфо»».

«Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса», — подчеркнул Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо».

2015: Подключение «Балтики» к ЕГАИС

С 1 января 2016 года обособленные подразделения Пивоваренной компании «Балтика» (18 подразделений в разных регионах России) подключены к транспортному модулю системы ЕГАИС. Ранее, с 1 октября 2015 года, к основной системе ЕГАИС были подключены все производственные площадки компании (8 заводов). Подключение к ЕГАИС выполнено на уровне основного ядра информационной системы компании, работающей на платформе ERP Монолит. Интеграцию с ЕГАИС выполнила компания «Монолит-Инфо» — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики».

Условия и задачи проекта

Этот проект стал обязательным для «Балтики» как производителя и поставщика алкогольной продукции — без него стала бы незаконной операционная деятельность компании (с 01.10.2015 для заводов и с 01.01.2016 для обособленных подразделений). Дополнительной сложностью проекта стала необходимость взаимодействия с «Росалкогольрегулированием» и его подрядчиками, разрабатывавшими различные компоненты ЕГАИС по разным принципам и программным интерфейсам. Также требовалось обеспечить выполнение требований различных покупателей «Балтики», иногда противоречащих друг другу.

Таким образом, задачами проекта являлись:

• Выбор серверной архитектуры взаимодействия централизованной ERP Монолит с децентрализованными ЕГАИС-производство и ЕГАИС-опт
• Обеспечение интеграции ИС Балтики с ЕГАИС-производство и ЕГАИС-опт
• Поддержка работы со справочниками ЕГАИС
• Выполнение дополнительных требований покупателей Балтики
• Оптимизация бизнес-процессов, затрагиваемых проектов; минимизация негативного влияния ЕГАИС на операционную деятельность компании и работу пользователей; минимизация конфликтов требований ЕГАИС с требованиями бухгалтерского и налогового учета, электронного обмена счетами-фактурами, электронного обмена по стандарту EDI
• Построение партионного учета готовой продукции средствами ERP Монолит в увязке с партионным учетом, ведущимся в ЕГАИС

Ход и планы развития проекта

Выполнена интеграция всех документов, связанных с движением готовой продукции и товаров стороннего производства – завершению обработки каждого документа предшествует обмен с системой ЕГАИС. Без этого ни один автомобиль с продукцией не может покинуть территорию склада. Запуск потребовал значительного пересмотра ключевых бизнес-процессов компании, связанных с выпуском, перемещением и отгрузкой продукции, обработкой возвратов и претензий, печати первичных документов. На обособленных подразделениях запущен партионный учет движения продукции.

Этапы проекта:

• С 01.04.2015 начато проектирование функциональности ERP Монолит и изменения бизнес процессов логистики ГП
• С 01.07.2015 запущен пилотный проект на производственных площадках
• С 01.10.2015 интеграция с ЕГАИС на производственных площадках запущена в промышленную эксплуатацию
• С 01.10.2015 начато проектирование функциональности взаимодействия с ЕГАИС для обособленных подразделений
• С 01.01.2016 работа обособленных подразделений Балтики с ЕГАИС запущена в промышленную эксплуатацию
• В настоящий момент выполняется сопровождение проекта и разработки дополнительных сервисных функций

Функции, реализованные в рамках проекта

В ходе проекта были реализованы следующие функции:

• интеграция ERP Монолит с ЕГАИС-производство;
• интеграция ERP Монолит с ЕГАИС-опт;
• пересмотр и оптимизация бизнес процессов в области складской и транспортной логистики готовой продукции;
• партионный учет готовой продукции на складах обособленных подразделений;
• модификация обменов электронными счетами-фактурами и обменов по стандарту EDI;
• модификация формирования первичных документов.

Размерность проекта

О масштабе и важности проекта можно судить по тому, что в рамках реализованной функциональности в среднем за месяц сейчас обрабатывается около 40 000 документов со стороны производственных площадок (заводов), и около 42 000 документов со стороны обособленных подразделений.

В пивоваренной компании «Балтика», часть Carlsberg Group, реализован проект по созданию мобильного приложения для контроля качества продукции в торговых точках (Мини-CRM). В июле 2013 года приложение запущено в промышленную эксплуатацию. В марте 2014 г. реализована версия приложения для смартфонов, работающих под управлением операционной системы iOS. В настоящее время в системе зарегистрировано более 1500 пользователей, в среднем каждый месяц регистрируется и обрабатывается около 3500 обращений о проблемах в торговых точках. Поставщик решения — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо».

Мини-CRM — мобильное приложение на платформах Android и IOS, которое может быть установлено на всех корпоративных смартфонах или планшетах и позволяет каждому сотруднику компании внести свой вклад в улучшение качества обслуживания клиентов.

При разработке мобильного приложения были поставлены следующие задачи автоматизации:

• вовлечение всех сотрудников компании в улучшение процесса продаж конечному потребителю;
• оперативное информирование об отсутствии продукции, несоответствующем качестве продукции или выкладки в торговой точке;
• мониторинг использования торгового оборудования компании.

Важным достоинством решения стала полная «интегрированность» приложения с основным CRM-решением компании «Балтика».

Ход и результаты проекта

Началу реализации проекта предшествовал длительный этап согласования требований к проекту, начатый летом 2012 года, в рамках которого были увязаны требования к проекту различных служб и филиалов, накопленный опыт эксплуатации «Балтикой» системы «Монолит CRM», а также рекомендации сторонних экспертов, привлекавшихся «Балтикой» к постановке задачи.

В июне 2013 г. была реализована версия приложения для смартфонов, работающих под управлением ОС Android, а уже в марте 2014 появилась версия, работающая на устройствах под управлением операционной системы iOS.

В июле 2013 года приложение запущено в промышленную эксплуатацию — началась его массовая установка на мобильных устройствах, используемых сотрудниками компании «Балтика».

В настоящее время в системе зарегистрировано более 1500 пользователей, в среднем каждый месяц регистрируется и обрабатывается около 3500 обращений о проблемах в торговых точках.

Функции и возможности мобильного приложения

• На карте мобильного устройства отображаются все ближайшие торговые точки.
• На форме с информацией о торговой точке отображаются контакты торгового представителя и супервизора, а также история обращений. Если владелец мобильного устройства заметил какие-либо проблемы с продукцией компании в торговой точке — он может немедленно сообщить об этом.
• Супервизоры и их руководители ежедневно получают по почте отчет о незакрытых обращениях по торговым точкам на своей территории.
• Торговые представители получают обращения непосредственно на свои мобильные устройства в качестве задач в торговых точках.
• После исправления проблемы, торговый представитель устанавливает у сообщения статус «Выполнено» и прикладывает фото в качестве подтверждения. 

Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика»: «Использование Мини-CRM позволяет «Балтике» лучше понимать  и управлять процессами, происходящими в точках продаж. В любой торговой точке бывают отклонения в ассортименте или состоянии продукции, что вызывает недовольство потребителей и вредит репутации компании и её брендов. Использование такого приложения позволяет оперативно на месте выявить проблемы и их исправить. Проект отвечает стратегии развития корпоративного управления». Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ — компании „Монолит-Инфо“».

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Функционал, реализованный в Мини-CRM, хорошо дополняет основное CRM-решение, давая возможность вовлечь в процессы улучшения качества взаимодействия с клиентами гораздо боле широкий круг сотрудников компании. Создавая решения для компаний национального масштаба, мы развиваем свои продукты, включая в их состав дополнительные компоненты, чтобы предоставить нашим клиентам решения, отвечающие их ИТ-стратегии.

Предложите, как улучшить StudyLib

(Для жалоб на нарушения авторских прав, используйте

другую форму
)

Проект по внедрению функциональности «Личный кабинет», созданной на базе системы «Монолит: Персонал», является одним из стратегических проектов развития ИС в пивоваренной компании «Балтика», часть Carlsberg Group. Поставщик решения — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо».

«Личный кабинет» (ЛК) — это одно из направлений развития электронного сервиса для работников; он обеспечивает доступ сотрудников всех уровней компании к персональной информации в защищенном режиме, а также доступ руководителей подразделений разного уровня к информации о подчиненных сотрудниках, которая необходима для повышения эффективности управления персоналом.

Внедряемая на «Балтике» функциональность «Личный кабинет» —  это прикладное программное обеспечение, реализованное на основе использования возможностей системы «Монолит: Персонал» и корпоративного портала компании «Балтика», построенного на Microsoft SharePoint.

Ход и планы развития проекта

Работы по проекту были начаты в 2012 году с подготовки и согласования технического проекта, в рамках которого были определены требования службы персонала, содержание и очередность реализации функциональности.

В рамках первого этапа проекта реализована и внедрена функциональность «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», позволяющая с помощью портала Micosoft SharePoint 2010 отображать согласованный перечень данных о сотрудниках из системы «Монолит: Персонал», в том числе:

• Отображение прямой подчиненности сотрудников с их фотографиями

• Отображение дерева организационной  структуры предприятия и места сотрудника в нем  с указанием руководителей  работника (прямых и функциональных) и статуса самого сотрудника

• Отображение информации о графиках,  фактах, остатках по периодам собственных отпусков сотрудника, а также подготовка и печать заявлений на отпуск

• Отображение (для руководителей) информации о графиках, фактах, остатках отпусков нижестоящих подчиненных

• Отображение информации о  стаже сотрудника и его медицинских полисах (с возможностью оформления заявки на изменение параметров, получение дубликата и пр.)

• Отображение информации о персональных документах: паспорт, ИНН, пенсионное страховое свидетельство и т.д.

• Предоставление доступа к должностным инструкциям и другим документам с отметкой о факте ознакомления с ними

Авторизация пользователей на портале SharePoint осуществляется стандартными средствами Windows. Доступ к порталу получают только пользователи, зарегистрированные в AD корпоративной сети Балтики.

На втором этапе был решен вопрос с доступом сотрудников к содержанию расчетного листка, которое требует более серьезной защиты от несанкционированного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты был реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений.

Следующий этап развития функциональности «Личный кабинет» посвящен решению вопросов, связанных с организацией электронного архива документов на примере работы с трудовой книжкой (сканирование, хранение сканов страниц, возможность получения копии из «Личного кабинета» и пр.), что позволит в итоге  связать учетные данные системы «Монолит: Персонал» с реальными (бумажными) документами.

В настоящее время начаты работы по внедрению функциональности, обеспечивающей  поддержку следующих рабочих процессов:

• Оформление заявления на замену паспорта / международного паспорта РФ

• Оформление заявления на замену адреса регистрации

• Оформление заявления на замену  / получение дубликата СНИЛС

• Оформление заявления на изменение транслитерации ФИО

• Получение копии трудовой книжки

• Получение расчетного листка

• Ознакомление с должностными инструкциями и положениями об отделе

В дальнейшем предполагается постепенно расширять перечень информации, отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя».  Также  использовать принципы электронного документооборота можно для других задач в системе «Монолит: Персонал», в том числе:

• Обмен документами для оформления приема, перевода, увольнения

• Приказы на работу в выходные дни, на отгулы

• Информация по лимиту на питание

• Оформление справок, связанных с работой и материальной помощи

• Оформление корпоративных заявок на оформление СНИЛС и ДМС

• Приказы на командировки

• Приказы на поощрения / взыскания

• Заявки на резервирование помещений (переговорных)

• Закрепление и учет закрепленного IT оборудования и др.

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• выполнена формализация требований службы персонала к архитектуре и принципам построения «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя»;

• разработана функциональность «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя» с использованием возможностей корпоративного портала «Балтики» на основе MS SharePoint, интегрированного с системой «Монолит: Персонал»;

• реализован механизм  двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений, обеспечивающий возможность дополнительной защиты наиболее «чувствительной» информации;

• обеспечена возможность подготовки ряда заявлений (на отпуск, на замену полиса ДМС и др.) самим сотрудником, что существенно снижает нагрузку на службу работы с персоналом;

• обеспечена возможность формирования электронного архива документов (на примере работы с трудовой книжкой);

• обеспечена расширяемость функциональности как в части отображаемой информации, так и в части перечня рабочих процессов, включаемых в электронный документооборот.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики:
Интеграция, ПО

Ключевые слова:
электронный документооборот